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Crear una tabla en una base de datos existente

• Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
• En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
• En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Una vez que la tabla ha sido creada, podemos elegir entre las siguientes propiedades para realizarle modificaciones o establecer ciertos parámetros:

Propiedades	Función
Descripción	Proporcionar una descripción de la tabla.
PresentaciónPredeterminada	Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación	Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o se modifique un registro.
TextoDeValidación	Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de ReglaDeValidación.
Filtro	Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor	Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos	Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios	Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales	Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos	Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida	Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al abrirse la tabla.
Orientación	Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint	Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar	Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
OrdenarPorAlCargar	Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

Una vez que todo esto queda establecido se procede a agregar nuevos campos. Sin embargo, antes de comenzar a introducir datos en una tabla, es conveniente repasar los campos que se incluyeron. A menudo se advierte que es necesario insertar algún otro campo y éste es el mejor momento para hacerlo, cuando no hay datos ingresados. De esta manera, se evita tener que volver, registro a registro, a introducir los valores del nuevo campo. Los pasos para crear el nuevo campo son los siguientes:

• 1. Vista diseño – Se abre la tabla que desea modificar, asegurándose de que halla en la Vista Diseño de la tabla.

• 2. Selección – Se señala el campo adelante del que se desea insertar el nuevo. Para agregar más de un campo, se debe seleccionar tanto como quiera incluir, o también se puede repetir todo el proceso.

• 3. Insertar – Se aprieta el botón Insertar filas de la barra de herramientas Diseño de tabla o bien se selecciona Fila, dentro del menú Insertar.

• 4. Definir el campo – Aparece una fila en blanco encima del campo seleccionado. Ahora sólo queda definir los atributos del nuevo campo.

Del mismo modo que es posible agregar nuevos campos, también se pueden eliminar cualquiera de los existentes, en el caso de que considere que no van a ser necesarios. Es recomendable tener en la tabla sólo los campos estrictamente necesarios, sobre todo si hay que completar muchos registros. Para esto se deben seguir los siguientes pasos:

• 1. Seleccionar – El proceso es el mismo que se realizó para agregar campos: abrir la

tabla, activar la vista Diseño y seleccionar el campo o campos que, en este caso, se van a eliminar.

• 2. Varias opciones – Existen tres maneras de borrar campos: haciendo clic sobre el

botón Eliminar filas de la barra de herramientas, seleccionando la opción Eliminar del menú Edición, o simplemente apretando la tecla .

Pero además de agregar nuevos campos o eliminar algunos ya existentes, se pueden modificar. Para esto, se hace clic con el botón secundario del Mouse sobre un campo seleccionado, se abre el menú contextual. Allí se encuentra una opción para cambiar del nombre al campo o columna, una operación muy frecuente en las actualizaciones de una base de datos. Actívela e introduzca el nuevo nombre.

Los registros, es decir los datos que se encuentran en los campos, también pueden ser agregados, modificados o eliminados. A continuación se mencionan los pasos para llevar a cabo cada una de esas tareas:

Agregar un registro

• Para agregar un registro, siga uno de estos procedimientos:

• Si está trabajando con un formulario, abra el formulario correspondiente
  en la vista Formulario.

• Si está trabajando con una página de acceso a datos, abra
  la página correspondiente en la vista Página. Si en el equipo
  no está instalado Access, abra la página en el explorador
  Web.

• Si está trabajando con una tabla, abra la tabla correspondiente
  en la vista Hoja de datos

• En la vista Hoja de datos o Formulario, haga clic en el botón Nuevo
  de la barra de herramientas de exploración. Para agregar un registro
  a un subformulario, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas
  de exploración del subformulario. Si no ve dicha barra dentro del
  subformulario o si el botón está deshabilitado, no podrá
  agregar registros al subformulario. En una página de acceso a datos,
  haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de exploración
  de registros NOTAࠠSi el botón Nuevo aparece deshabilitado
  en una página, significa que no dispone de permisos para agregar
  nuevos registros. Póngase en contacto con el propietario de la base
  de datos. Si no ve el botón Nuevo en una página de
  acceso a datos, significa que la página es de sólo lectura
  o que el diseñador de la página ha personalizado el aspecto
  del botón. Busque instrucciones personalizadas sobre cómo
  usar la página o póngase en contacto con el diseñador
  de la misma.

• Escriba los datos y presione TAB para desplazarse al siguiente campo. Sugerencias࠼/b>

  
  

• Cuando haya terminado de escribir los datos en los campos del registro,
  haga clic en Nuevo para agregar otro registro o para pasar a un registro
  distinto. ΏTAࠠNo se pueden insertar registros nuevos entre dos
  registros existentes. Sin embargo, se puede organizar el orden de los registros
  ordenándolos.

Cuando pase a un registro distinto, Access primero comprueba si se puede guardar todo el registro (validación al nivel de registro) y después guarda los cambios. Si el registro no se puede guardar, debe realizar todas las correcciones necesarias o deshacer los cambios.

Modificar un registro

• Abra el formulario (en la vista Formulario), página (en el explorador Web o la vista Página) o tabla (en la vista Hoja de datos) que contenga el registro que desea modificar.

• Vaya al registro utilizando los botones de la barra de herramientas de exploración.

• Utilice el mouse (ratón), la tecla TAB o las teclas de flecha para desplazarse hasta el campo que desea modificar. Para reemplazar todo el contenido de un campo en una hoja de datos, haga clic junto al borde izquierdo del campo cuando el puntero se convierta en un signo más, como se puede ver en el ejemplo siguiente. En un formulario, haga clic en la etiqueta del campo. Para agregar datos al contenido existente de un campo, coloque el punto de inserción en el lugar en que desea escribir los nuevos caracteres. El punto de inserción se puede mover utilizando las teclas de flecha.

• Escriba el texto en el campo. Si el texto que contenía el campo estaba seleccionado antes de comenzar a escribir, los caracteres que escriba reemplazarán ese texto.

NOTAࠠSi se equivoca al escribir, presione la tecla RETROCESO. Si desea cancelar todos los cambios efectuados en un campo, presione la tecla ESC.

Cuando intente salir de un campo después de escribir datos, Access valida los datos para asegurarse de que el valor escrito está permitido para ese campo. Si el valor usado no está permitido, Access mostrará un aviso con un mensaje de validación.

Para salir del campo, debe cambiar los datos por un valor aceptable o deshacer los cambios presionando la tecla ESC.

Al pasar de un registro a otro, Access realiza una validación al nivel de registro y después guarda los cambios. Si el registro no se puede guardar, debe realizar todas las correcciones necesarias o deshacer los cambios.

Eliminar el contenido de un campo o de todo un registro

El texto de un campo se puede eliminar para dejarlo en blanco (si el campo admite valores nulos) o para reemplazar el texto con otro valor. También se puede eliminar permanentemente uno o más registros de una tabla:

Para eliminar el texto de un campo, seleccione el texto y presione la tecla SUPR. Para eliminar uno o varios registros en una hoja de datos o un formulario, seleccione los registros y presione la tecla SUPR. Para eliminar un registro de una página de acceso a datos, haga clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas de exploración de registros.

Relación entre tabla. Tipo y características

Las relaciones son aquellos elementos comunes que comparten dos grupos de información y que permiten que un mismo dato no deba ser introducido en dos sitios distintos. Además, al relacionar las tablas, la información puede guardarse ordenadamente y gestionarse con mayor rapidez. Para establecer una relación, los datos que contienen los campos clave de dos tablas deberán coincidir. Esto se consigue, en muchas ocasiones, introduciendo en ambas tablas un campo con el mismo nombre. En una de esas tablas deberá configurarse como clave principal, mientras que en la otra, hará la función de "externa". Por ejemplo, para relacionar una tabla de envíos de material con otra de productos, podría utilizare el campo improductos, de carácter autonumérico. Dicho campo debería aparecer en las dos tablas. La relación, por otra parte, podrá ser de tres tipos como se indicará a continuación.

De uno a varios	De varios a varios	De uno a uno
Es la más habitual. En este tipo de relación, un registro de una tabla se relaciona con diferentes registros de otra tabla distinta. Por ejemplo, en una tabla que contuviera datos sobre el personal de una oficina, un determinado registro – una persona -, podría relacionarse con varios registro de otra tabla – por ejemplo, sus salarios mensuales, en la tabla de gastos -.	En este caso, un registro de una tabla puede tener muchos registros coincidentes en otra tabla, y viceversa. Esta situación no puede darse en la relación Uno a varios. Para establecer el enlace Varios a varios se necesita crear una tabla adicional – llamada técnicamente una unión -, cuya clave principal debe constar como mínimo de dos campos: las claves externas de las dos tablas que se relacionan.	Este tipo de relación permite que un registro coincida, como máximo, con otro de otra tabla. Su uso no es común, ya que establece crear una relación cuando resulta más fácil agregar la información requerida, toda dentro de la misma tabla.

Consultas

Investigar sobre la eliminación, creación y modificación

Existen siete tipos de consultas:

• Consultas de comandos: aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

• Consultas de eliminación: elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

• Consultas de actualización: aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.

• Consultas de alineación: agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

• Consultas de creación de tablas: crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.

• Consultas de parámetros: es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.

• Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

El establecimiento de criterios permite limitar el Dynaset correspondiente a determinados registros. Los criterios se especifican a partir de una expresión que indica los registros a incluir y que puede ser simple (por ejemplo, todos los registros vinculados con filiales españolas se encontrarán escribiendo "España") o un poco más compleja (encontrar todos los registros vinculados a los representados en edades comprendidas entre los 20 y los 30 años, escribiremos: Between 20 and 30). Una expresión puede ser tecleada directamente en la cuadrícula QBE en el recuadro "Criterios" a partir de una descripción precisa (para las filiales españolas del ejemplo anterior, podemos escribir: España, =España, "España", ="Italia") o bien podemos recurrir al generador de expresiones. En dicho caso se debe:

• 5. Seleccionar la celda Criterios de la cuadrícula QBE.

• 6. Hacer click sobre la tecla derecha y elegir el comando Generar.

• 7. En la ventana que se abre, llamada Generador de Expresiones, escribiremos todo lo que se desee recurriendo cuando sea posible a las funciones ya presentes.

Otra posibilidad, es la utilización de los caracteres Jolly. Durante el diseño de una consulta existe la posibilidad de seleccionar los campos que contienen una serie de caracteres (por ejemplo, todos los nombres que empiezan por la letra B…). Los caracteres Jolly fundamentalmente son:

• ?, sirve para un único carácter, ubicado en esa posición.

• *, sirve para una cantidad cualquiera de caracteres ubicados en esa posición.

Una tercera opción, es la selección de registros que no se corresponden con un valor determinado. Para llevar a cabo esto, utilizaremos el operador Not. De este modo, si deseamos buscar todos los nombres que empiecen por la letra S, escribiremos Not S*.

Y por última, es posible plantear los criterios más importantes. En una consulta existe la posibilidad de establecer diversos criterios para un campo utilizando los operadores And y Or. Por ejemplo, para seleccionar todos los apellidos que empiecen por la letra B y que contengan la letra S, escribiremos "B*" And like "*S*". Si utilizamos el operador Or, conseguiremos que satisfaga un criterio o bien el otro.

Bibliografía

Curso gratis: Introducción al Access – mailxmail.com

http://www.mailxmail.com/curso/informatica/access/capitulo12.htm

Aulaclic

http://www.aulaclic.es/access2000

Microsoft Office Online

http://office.microsoft.com/es-es/access

 

 

 

 

Autor:

Amira